5 PASOS HACIA LA PERFECCIÓN CON LA FILOSOFIA KAIZEN

 

5 PASOS HACIA LA PERFECCIÓN CON LA FILOSOFIA KAIZEN

 

La palabra Kaizen en japones [改善] significa «mejora». Tal como lo narra Masaaki Imai, Fundador del Instituto Kaizen, en su página https://www.kaizen.com/what-is-kaizen, el término fue introducido por él en el libro en inglés «Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success» (McGraw Hill). A través de este libro, el término KAIZEN [改善] (en chino se lee GAISHAN) fue introducido en el mundo occidental. Hoy en día, Kaizen es reconocido mundialmente como un pilar fundamental de la estrategia competitiva a largo plazo en una organización. Desde la introducción de este término como un enfoque sistemático para la mejora empresarial, las empresas que implementan Kaizen han obtenido resultados superiores continuamente.

 

Y continúa Masaaki Imai: «Kaizen significa mejora. Además, significa mejora continua en la vida personal, familiar, social y laboral. Cuando se aplica al lugar de trabajo, Kaizen significa mejora continua que involucra a todos: gerentes y trabajadores por igual».

 

Sucede frecuentemente, que nosotros repletos del entusiasmo empezamos a construir planes, pero dejamos su ejecución a medio camino. Para llevar lo pensado a cabo ayudará la metodología japonesa Kaizen, cuyos principios se puede aplicar con éxito tanto en los negocios y ambiente laboral, así como en la vida ordinaria.

 

Kaizen es una metodología para dirigir los negocios, la cual empezaron a utilizar las empresas japonesas después de la Segunda Guerra Mundial. La noción consiste de las palabras «Kai» [改] (el cambio) y «Zen» [善] (bien) y no significa otra cosa, sino el mejoramiento continuo. Habitualmente Kaizen aplican como la estrategia de negocios. Pero si consideramos cualquier asunto de la vida cotidiana como un proyecto, se hace posible usar esta metodología también en la vida de cada día.

 

5S O LOS CINCO PRINCIPIOS DEL ÉXITO

 

La parte importante de la filosofía Kaizen es el sistema «de las cinco S», que incluye los cinco principios básicos del trabajo.

 

    1). Seiri [整理] (en inglés, sort), clasificar y separar lo innecesario;

    2). Seiton [整頓] (en inglés, set in order), situar materiales, herramientas y/o elementos necesarios;

    3). Seiso [清掃] (en inglés, shine), limpiar, es decir, suprimir la suciedad;

    4). Seiketsu [清潔] (en inglés, standardize), la estandarización en otras palabras consiste en señalar anomalías;

5). Shitsuke [躾] (en inglés, sustain), mantener la disciplina y seguir mejorando.

 

 

Se puede aplicar las reglas claras, simples y eficaces de Kaizen a cualquier asunto, tanto para organizar la agenda laboral, para realizar un proyecto personal, como para establecer el modo de vida en total.

 

Paso 1. Seleccionar

 

Separen lo importante de lo secundario. Ponga toda su atención y concentración en lo primero, y lo segundo lo deja por completo o temporalmente. Esto se refiere a cualquier idea, tarea o plan. En las películas hollywoodenses, los héroes pronuncian a menudo la siguiente frase: «Ahora no tengo tiempo para la vida privada, quiero concentrarme en el trabajo». O al revés, «bastante tiempo he dedicado (a la carrera), ahora quiero ocuparse de la familia». Esto suena razonable ya que no siempre tenemos tiempo suficiente para todo, por más que nos gustaría. Por ende, es sano estimar sus fuerzas y establecer las prioridades. Es una práctica útil, que ayuda a concentrarse en lo que es realmente importante.

 

Formarla ayudará la concepción característica para las compañías japonesas lean manufacturing [la producción ahorrativa] y vinculada a ella la metodología de la administración flexible, como, por ejemplo, la metodología Kanban. Perfeccionada por la compañía Toyota, Kanban se aplica ampliamente tanto en Japón, como en los países occidentales.

 

Uno de los principios básicos de la metodología Kanban es la disposición para los cambios, la corrección de los procesos dependiendo de la situación. Esto permite recibir el resultado esperado exactamente a tiempo. La sobrecarga por los asuntos disminuye la eficiencia. En la metodología Kanban usan la noción de «las obligaciones aplazadas». En la situación de alta incertidumbre, se puede aplazar algunas decisiones para después y así evitar a perder el tiempo en re-planificar y en trabajar el doble. Como resultado nos concentramos en las tareas más importantes y urgentes.

 

Paso 2. Ordenar

 

Masaaki Imai, el fundador de la compañía Kaizen Institute y el autor de los libros sobre la metodología Kaizen, escribe que el segundo S significa «poner en orden las cosas importantes de tal forma que sea fácil usarlos».

 

En el sentido estrecho esta regla significa la observación del orden en el puesto de trabajo, sin embargo en el trabajo y la vida privada se puede usarlo más ampliamente. Después de haber arrojado todo lo innecesario, se debe poner el orden todo lo importante. Parecido a la forma de cómo exponemos las cosas sobre el escritorio, se puede disponer las tareas para el día o semana en concordancia con su prioridad.

 

En calidad del modo eficaz de la sistematización es posible usar uno de los métodos Kanban que es el tablero y las tarjetas. Dividan el tablero o la hoja de papel en tres columnas: «Necesario hacer», «En el proceso» y «Terminado». En la primera columna separen las tareas por orden de la prioridad (de lo primordial a lo menos importante) y trasladen las tarjetas de una columna a la otra a la medida que va ejecutando el trabajo.

 

Es el potente instrumento que hace el proceso de trabajo sea evidente. Además, trae la satisfacción emocional cuando sabéis no simplemente que todo ya está hecho, sino que notáis de cómo las tarjetas se trasladan de la primera columna hacía la última. Con el traslado de las tarjetas simplemente sentís la alegría del trabajo cumplido.

 

Paso 3. Limpiar

 

La limpieza es una de los articulados claves del Kaizen. Así, el puesto de trabajo aseado testimonia que todo está chequeado y no surgirán ningunas faltas inesperadas. Lo mismo se refiere a los asuntos y los planes. La expresión «poner en orden los pensamientos» existe no sin razón. Practicar el yoga, la meditación, el trote al aire libre, el paseo, escuchar la música tranquila y relajante, pasar algunos minutos de la soledad y silencio, leer libros, ver las películas favoritas, puede utilizar cualquiera de los métodos, que le ayudan a pensar con sosiego y claro.

 

Paso 4. Sistematizar

 

Supondremos que usted quiere a estudiar una nueva profesión, comenzar a practicar deportes o hacer el blog personal. Dividan la tarea grande en los asuntos pequeños fácilmente ejecutables y conviértanlos en la parte de su rutina cotidiana. Cada pequeño paso lo acercará al objetivo grande. Siguiendo la metodología Kaizen, notaréis rápidamente el progreso estable que traerá resultados sensibles a largo plazo.

 

Paso 5. Estandarizar

 

En el sistema Kaizen o 5S,  la estandarización sobreentiende la aplicación de autodisciplina y el seguimiento consecuente a la vía elegida. La diferencia de filosofía oriental Kaizen con la forma occidental de innovar consiste en la introducción suave y gradual de nuevas costumbres. Los cambios bruscos provocan estrés. Esto es la razón de porque la decisión «empezar una nueva vida a partir del lunes», como regla general, conduce al fracaso. Pero observando la regularidad, concediendo a formación de las costumbres por lo menos algunos minutos por día, nosotros con pasos chicos transitamos por el camino que nos lleva indeteniblemente al éxito grande.

 

 

La vía occidental para innovar y la vía oriental Kaizen se contraponen con frecuencia. Sin embargo, para nosotros el secreto del éxito se esconde detrás de su combinación balanceada. Las ideas originales, las tecnologías progresivas, la disposición para dar los pasos decisivos, todo eso le ayuda para hacer un avance importante adelantando a los competidores. Sin embargo, el trabajo cotidiano concienzudo, seguimiento riguroso a los estándares, la exactitud, limpieza y atención a los detalles, todo esto no es menos importante que aquello. En ese tipo de rutina no hay nada heroico, pero esta rutina crea la base para el éxito sólido y a largo plazo tanto en los negocios, como en la vida privada.

 

 

© Nikolai Barkov, 2022